Ứng dụng kỹ thuật Business Analysis trong doanh nghiệp

951
digital tablet and financial report on table
Tôi đang làm tốt công việc này lại chính là các quản lý cấp cao CNTT, chứ không phải là BA. Đây là một mâu thuẩn lớn và trở ngại cho chính sự phát triển của người làm BA. Series bài viết này tôi viết ra với hy vọng rằng người làm BA, quản lý CNTT hiểu đúng về Business Analysis và dùng kỹ thuật này để viết ra các đề xuất giúp doanh nghiệp phát triển.
Nhiều bạn inbox hỏi tìm các bài viết này khó quá. Đúng là tôi viết dưới dạng status trên tường cá nhân nên khó tìm. Nay tôi chỉ tổng hợp lại có các bạn dễ tìm thôi.

Phần 1: Tại sao Business Analysis là top technical skill cho CIO, CTO, Head of IT, IT Manager?

Kết quả khảo sát của Deloitte năm 2013 có đề cập Business Analysis là top kỹ năng nghề mà các vị trí cấp cao của chức năng IT cần trang bị để đáp ứng nhu câu ngày càng cao của các bộ phận nghiệp vụ khác trong doanh nghiệp (khách hàng của IT). Điều gì đã tạo ra sự thay đổi này?
Trước hết phải kể đến môi trường kinh doanh thay đổi nhanh hơn trong những năm gần đây. Xu thế người tiêu dùng thanh đổi nhanh với giai đoạn trước, người tiêu dùng đã sẵn sàng mua hàng trên thiêt bị di động của họ. Các danh nghiệp trong ngành cạnh tranh khốc liệt hơn để dành ưu thế trên thị trường. Chính những thay đổi này đòi hỏi doanh nghiệp cần tung ra thì trường những sản phẩm, dịch vụ mang nhiều giá trị hơn cho khách hàng đầu cuối của mình trong thời gian ngắn hơn. Điều này tạo nên áp lực lớn với chủ doanh nghiệp và các bộ phận nghiệp vụ. Họ cần trợ lý hỗ trợ đắt lực để phẩn tích tìm ra những hạn chế trong quy trình để tối ưu, cần ứng dụng nhiều công nghệ mới để tạo ra những sản phẩm, dịch vụ mới làm gia tăng lợi thế cạch tranh trên thương trường…. chi tiết ở link

Phần 2: Business Analyst làm gì trong doanh nghiệp?

Nhớ lại ITLC F5 lần thứ 4 diễn ra cách đây gần 2 năm, các thành viên tham dự đa phần là IT Manager, người đang tò mò xem cái anh chàng Business Analyst – BA đang làm gì trong doanh nghiệp? Sự tò mò cũng đến từ cách thiết kế hình panel theo kiểu song đấu, một bên đại diện cho chuyên gia, bên còn lại là đại diện cho doanh nghiệp, tất cả thành viên còn lại là khán giả, song hành cùng trận tài là một người có nhiều năm kinh nghiệm BA. Sau khi cốc bia tiệp đầu tiên của chuyên gia BA và đại diện doanh nghiệp cạn thì gió đổi chiều. Hai đại diện ấy về một phe dẫn dắt sự thay đổi bằng các “giải pháp đề xuất” mới giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp. Khán giả chính là phe còn lại hoài nghi với sự đổi mới tạo ra từ các đề xuất, giống như cách phần lớn người dùng cuối ngại thay đổi khi triển khai hệ thống quản lý mới vào doanh nghiệp.
Kết thúc vài vại beer, mọi người mới ngộ ra rằng lâu nay ta đảm nhận một phần công việc của vai trò Business Analyst để tìm ra các vấn đề về quy trình làm việc, hệ thống quản lý, và các đề xuất mới cho ban giám đốc. Các giải pháp đề xuất ấy có thể là đề xuất triển khai hệ thống ERP, triển khai hệ thống nhân sự, xây dựng hệ thống dịch vụ CNTT, triển khai cơ sở hạ tầng mới,… và nhiều hệ thống quản lý khác nằm trong hệ thống quản trị thông tin MIS của doanh nghiệp. Chi tiết bài viết từ link

Phần 3: Làm sao để đề xuất (Business Case) được sếp phê duyệt?

Ở vai trò IT Manager, trong một năm qua bạn đã trình sếp bao nhiêu đề xuất? Tỉ lệ % các đề xuất của bạn được sếp duyệt bao nhiêu? Bao nhiêu đề xuất trong số đó bạn nhận được câu trả lời “để đó anh xem rồi anh báo lại, nhưng đề xuất ấy rơi vào quên lãng”? Sự thăng tiến của bạn có đang đi ngang và tỉ lệ thuận với các đề xuất không được sếp duyệt? Bạn có phải là nhân vật trọng yếu luôn được mời tham gia các meeting với ban giám đốc bàn về kinh doanh và bạn có được tiếng nói ở đó?
Có thể những câu hỏi này gây cho bạn một chút sốc nhẹ, nhưng đây là những câu hỏi bạn cần đối diện và vượt qua để phát triển nghề nghiệp của mình…. chi tiết bài viết ở link
Phần 4: Làm sao để tôi có requirement đạt chất lượng?
Đề xuất của bạn được sếp duyệt thì chỉ mới là khởi đầu. Bởi lẽ bức tranh bạn đang vẽ ra cho chủ doanh nghiệp, các phòng ban nghiệp vụ vẫn là một bức tranh tương lai mang tính tạm thời, nó chỉ mang giá trị thật cho đến khi giải pháp chọn lựa đó hoàn thành triển khai thành công và đáp ứng các mục tiêu đề ra.
Nhưng thực tế diễn ra hiếm khi được như kế hoạch. Dự án có thể gặp rất nhiều thách thức và gây ra thất bại bất cứ lúc nào. Ở vai trò một IT Manager kiêm trưởng dự án (Project Manager) ở các doanh nghiệp Non-IT bạn có thể nghe những lời phàn nàn từ các bên liên quan ở các meeting dự án:
– Business Analyst bên nhà cung cấp nói rằng: Người làm nghiệp vụ không xác nhận yêu cầu kịp thời nên thời gian phát triển sản phẩm có thể bị trì hoãn. – Người làm nghiệp vụ nói rằng: Yêu cầu được mô tả sơ sài và không chắc đáp ứng với yêu cầu thực tế. – Người dùng cuối đưa ra tuyên bố khi nhìn thấy sản phẩm: Sản phẩm thực tế không đáp ứng được yêu cầu như họ đã nghĩ. – Quản lý dự án bên nhà cung cấp nói rằng: Người làm nghiệp vụ thay đổi yêu cầu thường xuyên và tiến độ dự án không chắc chắn giữ được và cần tính thêm chi phí. – Quản lý cấp cao của bạn nói rằng: Tình hình tiến độ chậm như hiện tại thì làm sao dự án đi vào hoạt động đúng kế hoạch và cần thảo luận với quản lý cấp cao của nhà cung cấp. Có thể nguy cơ đề xuất của bạn không đạt được kết quả như lúc bạn thuyết phục ban giám đốc đầu tư và con đường tiến thân của bạn đang đặt dấu chấm hỏi trong mắt của ban giám đốc và người làm nghiệp vụ. Chi tiết bài viết ở link

Phần 5: Năng lực phát triển Business Case.

Có một IT Manager hỏi tôi rằng “Làm sao để nhận biết năng lực phát triển Business Case của bản thân đang ở mức nào?”. Đây là câu hỏi thú vị. Tôi cũng từng trả lời cho một câu hỏi tương tự cho một Senior Business Analyst cách đây 1 khoảng thời gian.
Năng lực này có thể hiểu ngắn gọi là: Xây dựng và tài liệu hoá một Business Case để chứng minh tính khả thi của các giải pháp được đề xuất, đảm bảo việc quản lý được cam kết và được chấp thuận cho sự đầu tư vào thay đổi kinh doanh. Business Case có thể tạm dịch là giải pháp đề xuất kinh doanh.
Cũng có nhiều mức của năng lực phát triển giải pháp đề xuất đó. Thông thường có 3 mức độ chính (trong khung năng lực 5 mức độ):… chi tiết bài viết ở link
Techtalk Via Fb Cao C.Tran
CHIA SẺ