58% Nhân viên năng suất cần không gian làm việc yên tĩnh hơn

1340

Môi trường văn phòng mở là một không gian làm việc kỳ lạ. Có khi, mang đến môi trường trẻ trung nhộn nhịp, với khả năng giao tiếp, sáng tạo và hợp tác dễ dàng không giới hạn. Khi khác, văn phòng mở lại là môi trường ồn ã, khó chịu, xao nhãng và thiếu hiệu quả nhất.

Vậy nếu văn phòng mở chỉ là một phần trong cuốn tiểu thuyết ảo tưởng đầy thơ mộng giả dối thì sao? Và nếu văn phòng kiểu này đang gây ảnh hưởng xấu đến những nhân viên cốt cán (high-performance employees – HPEs) nhất của chúng ta thì sao? Nếu văn phòng mở đang liên tục gây ra nhiều vấn đề, và ảnh hướng đến sản phẩm cuối cùng?

Theo như nhiều thống kê gần đây (thực hiện bởi William Belk), nhóm executive và nhân viên năng suất cốt cán thường có quan điểm và góc nhìn “kỳ quái” về công việc và cuộc sống. Sự trái ngược này có thể thấy rất rõ trong điều kiện môi trường của văn phòng sáng tạo và văn phòng kỹ thuật mà ta đang có.

Các thống kê nặc danh* của anh cũng chỉ ra rằng, 58% HPEs cho biết họ cần thêm không gian riêng tư để giải quyết vấn đề, và 54% HPEs cảm thấy thấy môi trường làm việc của họ “quá sức khó tập trung”.

(*Kết quả thu được với 2,000 lượt tham gia từ nhiều ngành ngề như Software, IT, Hardware, Financial Services, Creative, Marketing, Automotive, Architecture và Manufacturing.)

Văn phòng mở kiểu mẫu, ồn ào, tất bật, và lúc nào cũng sáng lóa.

Chủ nghĩa tư tưởng của cấp lãnh đạo vs Thực tế

Không hề tìm hiểu cách suy nghĩ và tiếp nhận của HPE, executives lao ngay vào việc xây dựng môi trường làm việc thường thấy nhất mà họ cho rằng sẽ mang lại lợi ích. Họ tìm đến giải pháp dễ dàng và thiếu sáng tạo vớ tư tưởng bám rễ là sự đổi mới (innovation) nảy sinh trong những cuộc tương tác và gặp mặt xã giao; thay vì hiểu sự đổi mới là một nguyên liệu thô sơ cần liên tục được đục đẽo, tôi rèn, duy trì và tái sản xuất theo thời gian.

Trong các môi trường mở, executive mường tượng đến sự hợp tác xã hội và sự va chạm phi thực tế giữa các lĩnh vực hoàn toàn khác nhau. Executive ước mơ những ý tưởng màu nhiệm sinh ra từ sự hỗn loạn ngẫu nhiên của vũ trụ tương tác. Đối với các executive, tiếp cận dễ dàng được đánh đồng với chia sẽ dễ dàng và thành công dễ dàng; họ luôn luôn có nhu cầu phải la mắt vào mặt nhân viên ngay trong phạm vi 25 feet khi “đúng tâm trạng”.

Giải quyết vấn đề thường nhật vs Sáng tạo đơn thuần

Trái ngược hoàn toàn với nhiều câu chuyện kể được lãng mạng hóa thái quá, đa phần công việc của HPE chỉ là xuất hiện mỗi ngày và làm việc thật ổn định mà thôi. Executives cần phải tách biệt rõ giữa chuyện giải quyết vấn đề thường nhật với hạt giống sáng tạo đơn thuần.

Một ngày thường nhật của HPE trôi qua với việc giải quyết những vấn đề “khó nhằn” nhất liên quan đến một sản phẩm mới, ý tưởng mới hoặc hướng đi của công ty. Điều này đồng nghĩa với việc họ phải giữ tập trung trong nhiều giờ liền với tư duy xoay quanh sáng tạo/phần cứng/phần mềm/thiết kế/hướng đi mà công ty đang và sẽ hướng đến. HPE thường phải tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất trong nhiều ngày liền, trái với những công việc lắt nhắt thương thấy. Bởi vậy, họ cực kỳ cần không gian yên tĩnh và ôn hòa để làm việc được hiệu quả hơn.

Nếu có thể mang đến một không gian làm việc yên tĩnh, sáng tạo; thì ta đã có thể hỏi đến câu hỏi triệu đô:

Chúng ta có thể cấu trúc thời gian và quy trình nội bộ của mình (chứ không phải không gian) như thế nào đề khuyến khích tương tác xã hội, đổi mới và nguồn cảm hứng sản phẩm cơ hội?

58% HPEs cần không gian yên tĩnh hơn để giải quyết vấn đề, 54% HPEs cảm thấy thấy môi trường làm việc của họ “quá sức khó tập trung”.

Những con số đó nói lên điều gì?

1) Sự sao lãng giết chết năng suất của HPE.

Đây là vẫn đề dễ nhận thấy và bàn cãi rất nhiều. Sự sao lãng cần phải được xác định là thiệt hại lớn nhất đến năng suất làm việc của HPEs. Nếu một HPE cần đến 25 phút để lấy lại sự tập trung sau mỗi lần gián đoạn, và trung bình có khoảng 4 lần gián đoạn trong một ngày, như vậy là đã phí mất 100 phút (gần hai tiếng đồng hồ) mỗi ngày rồi.

Các nhân viên với năng suất ít hơn thường ít khi thực sự để tâm đến công việc vì họ thích sự phân tâm và môi trường xã giao tiêu khiển, họ được thoải mái bàn về thể thao, cười đùa, bàn về chính trị hay trêu chọc vẻ ngoài của nhau.

Ngược lại, HPE, những người đã quá quen thuộc với kỷ luật mà họ tự đặt ra, tập trung hết mình để theo đuổi kỹ năng, và rất ghét sự gián đoạn vì như vậy họ đơn giản không thể làm việc cho xong được, với họ sản phẩm không khác gì kết tinh của nghệ thuật, nghệ thuật lao động. Nhóm nhân viên này sau giờ làm việc lại phải ở lại quá giờ, hoặc làm việc nhà để tìm được môi trường mà họ càm thấy phù hợp. Sự phân tâm và gián đoạn, với HPE, hiện hữu ở nhiều hình thức:

  • Gián đoạn tự nhiên từ không gian (tiếng ồn lớn, người người liên tục qua lại sảnh/bàn/cửa, giao hàng, tiếng nói chuyện cười đùa, thay đổi nhiệt độ, động vật văn phòng,…)
  • Gián đoạn “cố ý” (ai đó hỏi gì đó, ai đó cần feedback, có chuyện “khẩn cấp”, ai đó muốn khoe thứ gì đó hay hay, executive cứ liên tục làm phiền,…)

Như đã được giải thích rất rõ bởi Andrew Lucker, chúng ta có thể xem sự gián đoạn như mây mờ che mất năng lực tập trung của não bộ, như việc làm quá tải máy tính với quá nhiều task cùng một lúc vậy:

Working memory (bộ nhớ làm việc) chứa đầy những điều bạn ý thức được ở bất kỳ thời điểm nào. Chú chó đánh hơi xung quanh, bài hát mà người đồng nghiệp cùng bàn đang nghe, cuộc hợp đã lên lịch, và đủ thứ mà bạn đang lo lắng để tâm. Những điều này lắp đầy bộ nhớ làm việc của bạn, và bàn đạp để hiện thực hóa những thứ (ý tưởng) mới lạ trong đầu mình. Với quá nhiều gián đoạn như vậy, bạn không cách nào đi theo “dòng suy tư” được đến tận cùng.

Nếu mục tiêu của HPE là trở nên xuất sắc hơn nữa, thì sự gián đoạn sẽ kìm hãm năng xuất, biến mình thành một nguồn gây chán nản cực độ. Nếu sự gián đoạn cứ tiếp tục xuất hiện, họ chỉ đơn giản đi tìm việc khác, vì văn hóa doanh nghiệp nào không hiểu được HPE sẽ rất khó có thể giữ chân được họ trong thị trường cạnh tranh nhân tài vô cùng khốc liệt. Theo khảo sát về HPE, có đến 65% nhân viên cho biết “khả năng làm chủ kỹ năng công việc” là một trong những lý cho chính để đổi việc.

Nếu lo lằng về tinh thần và phong độ của HPE, chúng ta cần phải trực tiếp giải quyết những gián đoạn hằng ngày và làm mới lòng tin vào quy trình.

2) Năng suất kém, sản phẩm dở, mất thị phần.

Nếu các nhân viên tài năng nhất của chúng ta phải liên tục chiến đầu chống lại sự phân tán và gián đoạn, sản phẩm cuối cùng của chúng ta sẽ hứng chịu hậu quả. Đơn giản vậy thôi.

3) Nói tóm lại, văn phòng của chúng ta quá mở.

Có quá nhiều nhân tố phân tán hình ảnh lẫn âm thanh. Chúng ta cần quy định ứng xử trong công ty được thông thường hóa hơn nữa, không gian được phân tường rõ ràng, ngách tường, phòng làm việc riêng, và giảm âm thanh. Chúng ta cần tạo ra không gian nơi mà HPE có thể tiếp cận và lánh đi đúng như họ muốn.

Hãy là những người đầu tiên đăng ký vé Early Bird từ 01/04 – 15/04 với giá ưu đãi chỉ còn 150k

Nói trắng ra, hiện nay ta chọn cách triển khai văn phòng quá sức lười biếng. Chúng ta phí phạm một mớ tiền cho các tiện ích như cà phê và ăn sáng miễn phí, gym membership,… ấy vậy mà không gian văn phòng lại nhàm chán và thiếu đầu tư đến như vậy.

4) Chúng ta cần phải chậm lại và lắng nghe nhân viên.

HPE đã lên tiếng nói ra điều họ cần rồi đấy, nhưng chúng ta có thực sự lắng nghe? Đáng buồn là nếu chúng ta nhận thức quá muộn màng, cũng giống như khách hàng bỏ đến mua hàng ở nơi khác vậy, HPE cũng sẽ rời bỏ chúng ta để tìm đến những nơi khác thực sự lắng nghe họ hơn. Và cái giá phải trả khi này có khi còn đắt hơn những gì bạn đáng nhẽ phải bỏ ra cho một không gian văn phòng thích hợp.

Techtalk via medium

CHIA SẺ